Документ — это… Что такое Документ? || Тарифы и условия обслуживания

Сущность документа

В основном, все имеющиеся определения документа подчеркивают его информационный характер (сущность).

В Законе об «Информации, информационных технологиях» говорится, что информация – это предоставленные сведения вне зависимости от форм и методов их подачи. И значит, отобразив в документе, мы можем сохранять и передавать имеющиеся сведения другим лицам, а также пользоваться ими неоднократно.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Носитель задокументированной информации – это объект, который используется для ее хранения и закрепления в звуковой, речевой и наглядной форме.

Из сказанного можно сделать вывод, что документ – это еще и непременный элемент внутренней работы любой организации, учреждения, фирмы, который обеспечивает взаимодействие отдельных подразделений. Ведь именно информация является причиной принятия всех управленческих решений, а также доказательством их выполнения и материалом для дальнейшей деятельности.

В управленческой сфере документ – это предмет труда, так как любое принятое решение записывается в письменной форме.

Внешние признаки документов – это характерные черты, которые отражают его размер и форму, способы записи и элементы оформления. Автором его может быть как физическое лицо, так и юридическое. Любой рабочий документ при правильном оформлении имеет юридическую силу.

Классификация документов

По способу документирования информация может носить разный характер:

  • письменный;
  • текстовый;
  • рукописный;
  • машинописный;
  • электронный;
  • изобразительный.

Документ - это... Что такое Документ? || Тарифы и условия обслуживания

Это может быть видео-, аудио-, фотодокумент, а также беловой и черновой. Как видите, тут их огромное разнообразие.

Какие документы нужны в управленческом учете? Абсолютно все. Многие из них присутствуют в любой организации. Невозможно обойтись использованием только одного вида. Все они нужны в зависимости от ситуации.

По способу изложения документы делят так:

  • типовые;
  • трафаретные;
  • индивидуальные.

В индивидуальных бумагах изложение идет в своем собственном стиле, как бы от себя. Оформление документов трафаретного типа происходит по определенной схеме с использованием набора стандартных фраз. Наиболее распространенным видом таких бумаг являются анкета или справка. Как правило, они напечатаны на готовых бланках, в которые потом вписывают некоторые данные.

Какие документы нужны в ежедневной работе? Конечно же типовые. Они оформляются на основе определенного образца, используются в однотипных ситуациях. Создаются шаблоны, которые при необходимости берут за основу, вставляя лишь дополнительную информацию. Очень часто приходится оформлять одни документы для получения других, например, в налоговой службе или в других инстанциях.

По срокам хранения документы делятся на бумаги постоянного, временного (срок хранения до десяти лет) и долговременного хранения (более десяти лет).

Читайте также  Turbozaim ru как взять займ на сайте Турбозайма?

А по способу передачи, на телеграммы, письма, факсы и сообщения (электронные).

Что ни говори, а документы плотно вошли в нашу жизнь. Ежедневно мы имеем дело с разного рода бумагами. И в какой бы сфере мы ни трудились, всегда используем документы для получения и передачи той или иной информации.

Документ - это... Что такое Документ? || Тарифы и условия обслуживания

Документы различают:

  • По назначению
    • организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);
    • распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);
    • информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);
    • учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);
    • нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы;
    • и др.
  • По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)
  • По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)
  • По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные
  • По способу представления — электронный, на бумажныхносителях
  • По месту издания — внутренние, внешние
  • По направлению отправки — входящие, исходящие
  • По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные
  • По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые
  • По уровню секретности — не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Для автоматизации обработки документов с XX века широко используются компьютеры.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

На протяжении истории носители информации менялись.

Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчетность всех заинтересованных лиц.

Читайте также  Как положить деньги на Яндекс-кошелек: все способы пополнения

Реквизиты документов

Оформление документов связано с соблюдением всех обязательных элементов, которые называют реквизитами. К ним можно отнести:

  • название;
  • адресата;
  • автора;
  • дату;
  • текст;
  • подпись;
  • резолюцию;
  • утверждение и согласование.

Надо отметить, что различные документы имеют и совершенно разные реквизиты. Их количество зависит от его целей и назначения. Многие, например, имеют ограниченное число реквизитов. Кстати, если хотя бы один из них указан неверно, то документ считается недействительным.

Функции документов

Документы

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

  • Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной «емкостью» — количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации.
  • Функции, обеспечивающие процесс управления
  • Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

  • Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,
  • Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,
  • Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

  • Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,
  • Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,
  • Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,
  • Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,
  • Историческая — документ является историческим источником.
Читайте также  Обзор дебетовой и кредитной карты Можно Все от Росбанка

Личные и официальные документы

Документы имеют свою классификацию по разным основаниям. Так, по происхождению они бывают личные и официальные.

  • Личные создаются вне рабочей сферы. Это может быть переписка, дневник, заметки.
  • А вот официальные — это документы организации, оформленные определенным образом и в установленной форме.

Но и в группе официальных документов выделяют личные, например: паспорт, диплом, аттестат, вид на жительство, трудовая книжка.

Понятно, что в делопроизводстве принимают участие в основном официальные бумаги, большая часть из которых – это управленческие документы. С их помощью реализуются функции управления организацией: планирование, финансирование, контроль, снабжение и учет.

Примечания

  1. Большая советская энциклопедия
  2. Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» от 23.11.1994 г. (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 26.03.2008 № 28-ФЗ)

Входящие, исходящие и внутренние документы

Входящие, исходящие документы и внутренние — о такой классификации все мы слышали. Так вот, совокупность таких бумаг и образует документооборот всей организации. Входящие и исходящие бумаги подлежат строгому учету. Они регистрируются в соответствующих журналах входящей и исходящей корреспонденции.

По количеству же затронутых вопросов документы делятся на простые и сложные. В первых затрагивается только один вопрос, а в других – несколько.

Виды документов по подлинности

По подлинности документы делят на оригиналы, копии и дубликаты. Понятно, что подлинник – это первый единственный экземпляр. Он заверяется мокрой печатью и подписью.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Дубликат является повторным экземпляром оригинала, чаще всего оформляется при потере оригинального документа и тоже имеет юридическую силу. А вот что касается копий, то они хоть и полностью совпадают с оригиналом, однако не имеют никакой юридической силы.

Оцените статью
Финансы и жизнь
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.